Elavtal för BRF: så upphandlar styrelsen rätt

Varför elavtalet hamnar mellan stolarna

I de flesta bostadsrättsföreningar är elen för fastigheten en av de största gemensamma kostnaderna. Trapphusbelysning, ventilation, hissar, tvättstuga, garage och ibland värmepumpar drar el dygnet runt. Ändå är elavtalet ofta det avtal som styrelsen vet minst om.

Orsaken är sällan ointresse. Styrelsen arbetar ideellt, ledamöter byts ut vid varje stämma och avtalet tecknades kanske av en kassör som flyttat för flera år sedan. Elhandelsavtalet förlängs automatiskt, nätabonnemanget har aldrig setts över och ingen vet riktigt vilka villkor som gäller.

Den här guiden går igenom hur styrelsen upphandlar elavtalet på ett sätt som håller även när styrelsen byts.

Två avtal, två motparter

Börja med att skilja på de två delarna av elkostnaden:

• Elhandelsavtalet tecknas med en elhandlare som ni väljer fritt. Det är här avtalsform, påslag och bindningstid avgörs.
• Nätavtalet har ni med nätbolaget i ert område. Det kan ni inte byta, men ni kan påverka abonnemanget: säkringsstorlek eller abonnerad effekt, och antalet mätpunkter.

Många föreningar har flera mätpunkter, till exempel en för huset, en för garaget och en för en undercentral. Varje mätpunkt har sina fasta avgifter, både hos elhandlaren och nätbolaget. Se över dem tillsammans med checklistan för nätavtalet.

Vilken avtalsform passar en förening?

En förening har två egenskaper som styr valet. Förbrukningen är relativt jämn och svår att flytta i tid, och ekonomin bygger på en årsavgift som styrelsen helst inte vill ändra mitt i året.

Därför väljer många föreningar fast pris eller ett vintersäkrat avtal, där vintermånaderna har ett tak eller fast pris och resten följer spotpriset. Det ger förutsägbarhet utan att hela volymen låses på en eventuell prisnivå som visar sig vara hög.

Ett rörligt avtal är billigast i genomsnitt över tid men kräver att föreningen har buffert för dyra vintrar. Det kan passa en förening med god likviditet och en styrelse som är beredd att förklara svängningar för medlemmarna. Läs mer om avvägningen i Vilket elavtal passar verksamheten och om hur ni räknar på budgeten i Elbudget i BRF.

Oavsett avtalsform är det samma frågor som avgör priset: påslag i öre/kWh, fasta avgifter per mätpunkt och vad som händer när avtalet löper ut. Guiden om dolda påslag visar var kostnaderna brukar gömma sig.

Så upphandlar styrelsen steg för steg

1. Samla underlaget. Hämta förbrukning per månad för de senaste två åren och alla mätpunkters anläggnings-id. Det finns på fakturorna eller hos nätbolaget.
2. Läs nuvarande avtal. Notera slutdatum, uppsägningstid och vad som händer om ni inte säger upp. Många avtal förlängs automatiskt med sämre villkor. Se förlängningsfällor i elavtal.
3. Bestäm avtalsform innan ni begär offerter. Annars jämför ni äpplen med päron.
4. Begär offerter på samma underlag. Ange förbrukning, mätpunkter, elområde, önskad avtalsform och startdatum. Be om påslag i öre/kWh och alla fasta avgifter separat.
5. Räkna om till kostnad per år. Använd er egen förbrukning, inte leverantörens exempel.
6. Fatta beslut i styrelseprotokollet. Skriv vilka offerter som togs in, vilken som valdes och varför.

Exempel: En förening förbrukar 90 000 kWh per år. Offert A har 3 öre/kWh i påslag och 300 kr per månad i fasta avgifter. Offert B har 1,5 öre/kWh och 650 kr per månad. A blir 2 700 + 3 600 = 6 300 kr per år. B blir 1 350 + 7 800 = 9 150 kr per år. Det lägsta påslaget är alltså inte det billigaste avtalet.

Förvaltarens roll

Många föreningar har en ekonomisk eller teknisk förvaltare. Förvaltaren betalar fakturorna och kan ha ett ramavtal för el som föreningen anslutits till. Det kan vara bra, men styrelsen ansvarar fortfarande för beslutet.

Ställ tre frågor till förvaltaren:

• Vilket elavtal har föreningen i dag, och vem har tecknat det?
• Får förvaltaren någon ersättning från elhandlaren för att föreningen är ansluten?
• Bevakar förvaltaren slutdatum och uppsägningstid, och var står det i förvaltningsavtalet?

Ett ramavtal via förvaltaren behöver inte vara dyrare, men styrelsen ska kunna se påslag och avgifter på samma sätt som vid en egen upphandling.

Kontinuitet när styrelsen byts

Den vanligaste fällan är inte ett dåligt avtal, utan att ingen i den nya styrelsen vet när det löper ut. Lös det med en enkel rutin:

• En avtalspärm eller digital mapp med elhandelsavtal, nätavtal, senaste offerter och beslutsprotokoll.
• En avtalslista med leverantör, avtalsform, slutdatum, uppsägningstid och sista dag att säga upp.
• En kalenderpåminnelse sex månader före sista uppsägningsdag, kopplad till föreningens e-post och inte till en enskild ledamot.
• En överlämningspunkt på första styrelsemötet efter stämman där avtalslistan gås igenom.

Vad ska dokumenteras?

Skriv ner tillräckligt för att en ny styrelse ska kunna förstå beslutet utan att fråga den gamla:

• Förbrukning per år och per mätpunkt som offerterna byggde på
• Vilka leverantörer som tillfrågades och deras priser
• Vald avtalsform och motivering, till exempel budgettrygghet
• Avtalets slutdatum och uppsägningsregler
• Vem i styrelsen som ansvarar för elfrågan

Det här kan ni göra i dag

• Leta upp senaste elfaktura och notera elhandlare, påslag och avtalets slutdatum.
• Räkna antalet mätpunkter och kontrollera att alla fortfarande behövs.
• Lägg in sista uppsägningsdag i föreningens gemensamma kalender.
• Fråga förvaltaren skriftligt vilket avtal som gäller och vem som tecknat det.

Har föreningen laddplatser eller funderar på gemensam el för lägenheterna påverkar det upphandlingen. Läs Laddplatser i BRF och Gemensamt elabonnemang i BRF.

Savera kan gå igenom föreningens avtal och fakturor och ta fram ett jämförbart underlag inför upphandlingen.